Транспортная накладная: заполнение, ЭТрН и подписи сторон

Что такое транспортная накладная и чем она отличается от ТТН

Транспортная накладная - основной договорный документ при перевозке груза автомобилем. Она подтверждает, что перевозчик принял груз, и фиксирует условия доставки: кто отправитель, кто получатель, что везут, в каком состоянии и за какие деньги. Если возникнет спор о недостаче или повреждении, суд в первую очередь смотрит на накладную.

Часто путают два документа. Транспортная накладная оформляет услугу перевозки. Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т) - это учётный документ о движении самого товара между продавцом и покупателем, подробнее о нём в разборе товарно-транспортной накладной. В реальной жизни многие компании используют оба документа в одной поездке, но выполняют они разные функции.

Кто оформляет транспортную накладную

Составляет накладную грузоотправитель: он знает, что и кому отправляет, и отвечает за достоверность сведений о грузе. Перевозчик проверяет записи, принимает груз, ставит подпись и отметки о приёме. Грузополучатель подписывает накладную при выдаче груза, фиксируя дату и состояние.

Если водитель приезжает на погрузку без накладной, отправитель оформляет её на месте. Заранее согласуйте, кто вносит сведения в электронную накладную: отправитель сам, экспедитор по доверенности или диспетчер перевозчика. В электронной среде роль каждого участника зашита в системе, и неверно назначенный участник не сможет поставить отметку.

Из каких разделов состоит накладная

Форма утверждена правилами перевозок грузов автомобильным транспортом. Нумерацию разделов проверяйте по действующей редакции, а по смыслу накладная содержит следующие блоки.

Как заполнить транспортную накладную пошагово

1. Присвойте накладной номер и укажите дату составления. Дата погрузки может отличаться от даты составления, это допустимо, если обе записаны.
2. Полностью запишите отправителя и получателя: наименование, адрес, ИНН. Адрес погрузки и адрес разгрузки пишут отдельно от юридического адреса.
3. Опишите груз: наименование простыми словами и по документам, число мест, массу брутто, при необходимости объём и вид упаковки. Для паллетных грузов укажите тип и число поддонов, пример размеров смотрите в материале про размеры паллет.
4. Вспомните про маркировку и пломбы: номер пломбы вписывают в накладную. Подробнее о маркировке читайте в материале про транспортную маркировку грузов.
5. Запишите сопроводительные документы: счёт-фактуру, сертификаты, ветеринарные и прочие бумаги.
6. Укажите условия перевозки и состояние груза при приёме. Затем отправитель и перевозчик ставят подписи, фиксируя дату и время погрузки.
7. На разгрузке получатель делает отметку о приёме и состоянии груза, подписывает накладную.

Состояние груза в накладной: что писать

Строка о состоянии - самая частая причина претензий. Если пишете "без замечаний", не глядя на груз, потом доказывать повреждение будет почти невозможно. Фиксируйте то, что видите, и делайте это при погрузке и при выдаче.

Фотографируйте паллеты и пломбу до закрытия кузова и после открытия. Фото с датой и накладная с честной записью - лучшая защита при споре.

Электронная транспортная накладная и ГИС ЭПД

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) создаётся в системе оператора электронного документооборота и хранится в государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Каждый участник работает со своей ролью: отправитель создаёт и подписывает, перевозчик принимает груз и подписывает, получатель закрывает перевозку.

Подписывают документ усиленной квалифицированной электронной подписью, представители работают по машиночитаемой доверенности. Операторы вроде СБИС, Контура и Диадока предлагают готовые интерфейсы, а учётные системы вроде 1С передают накладные через встроенные модули. Если груз возит самозанятый или небольшой перевозчик, договоритесь заранее, через какую систему вы работаете и кто платит за подписи.

Порядок обязательного перехода на электронные перевозочные документы и перечень исключений прописаны в законе и в правилах перевозок. К осени 2026 года электронная накладная - основной формат для большинства автомобильных перевозок, а бумажная остаётся только там, где закон прямо это допускает. Сверяйте перечень исключений в актуальной редакции документа на сайте Минтранса.

Погрузка в ЭТрН и подпись водителя

В электронной накладной отметка о погрузке - отдельное действие. Водитель или представитель перевозчика подтверждает приём груза в приложении, указывает время и состояние груза, при необходимости добавляет замечания и фотографии. Только после этого статус накладной меняется, и груз считается принятым к перевозке.

Практический совет: до приезда машины проверьте, что в накладной верно указаны перевозчик, водитель и номер полуприцепа. Если в последний момент выходит другая машина, накладную нужно менять или оформлять замену по правилам системы. Для рейса еврофурой отправитель заранее проверяет, поместится ли груз: сколько паллет вмещает фура и кузов, видно из таблицы в соседней статье.

Международные перевозки и экспорт

Для международных автоперевозок применяют другой документ - накладную CMR, она подробно описана в статье про CMR накладную. Условия поставки вроде FCA или DAP влияют на то, кто оформляет перевозочные документы: они разобраны в материале про Инкотермс 2020. При морской или контейнерной доставке параметры контейнера смотрите в таблице размеров контейнеров.

Типичные ошибки в накладных

• Масса указана без учёта упаковки и поддонов, отклонение вскрывается на весах.
• Адрес разгрузки совпадает с юридическим адресом получателя, а фактически груз везут на склад.
• В накладной не отмечена пломба, а при выдаче её нет.
• Состояние груза записано шаблонно "без замечаний", хотя паллеты повреждены.
• Электронная накладная создана на одну машину, а выезжает другая.
• Подпись поставил человек без доверенности, и перевозчик не принимает документ.
• Нет контакта получателя, и водитель простаивает на выгрузке.